Минкомсвязи России выпустило приказ, который определяет минимальный набор требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (далее СЭД ФОИВ). Документ доступен по адресу http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_121840. Требования распространяются на приобретаемые ФОИВ системы электронного документооборота. Поскольку государство является основным источником покупателем СЭД, фактически, этот приказ станет стандартом, который будет определять функции и требования, которые должна выполнять любая система электронного документооборота.

Основные моменты следующие:

1. Время доступа к СЭД ФОИВ не должно превышать 3 секунд.

2. Время доступа к карточке документа – не более 5 секунд.

3. Время простоя СЭД при сбоях и перезагрузке – не более 30 минут, кроме того, система должна автоматически уведомлять о своем сбое ответственное лицо

4. СЭД ФОИВ должна обеспечивать взаимодействие с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО), единой системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) и с другими информационными системами.

5. СЭД ФОИВ должна поддерживать следующие процессы:

a. сохранение документов или сведений о них;

b. уведомление пользователей СЭД ФОИВ о наличии документов;

c. согласование документов;

d. подписание документов;

e. журналирование действий, выполняемых над документами, включая, но не ограничиваясь, печать документов;

f. журналирование иных действий (изменение прав доступа, структуры и пр.)

g. отправку документов;

h. хранение и учет документов в соответствии с инструкцией по делопроизводству ФОИВ.

6. По способам приема и передачи документов процессы в СЭД ФОИВ делятся на следующий группы:

a. обработка входящих и исходящих документов в бумажном виде;

b. обработка электронных документов, полученных или переданных через систему МЭДО;

c. обработка электронных документов, полученных или переданных через СМЭВ;

d. обработка электронных документов, полученных или переданных по электронной почте;

e. работа с внутренними документами ФОИВ.

7. СЭД ФОИВ должна позволять размещать документы в иерархической схеме, состоящей из разделов и подразделов (поддерживать классификационную схему). Классификационная схема должна соответствовать номенклатуре дел ФОИВ.

8. СЭД ФОИВ должна поддерживать файловые форматы pdf, rtf, doc, tiff, т.е. отображать их. Почему-то отсутствует формат ODF, хотя он принят в РФ в качестве стандарта.

9. СЭД ФОИВ должна обеспечивать пользователям возможность ввода электронного документа при отсутствии программного приложения, использованного для создания электронного документа. Т.е. создания «доковского» документа в Word с последующим прикреплением к карточке документа в системе недостаточно.

10. Поддерживать обязательные для заполнения метаданные документа, обеспечивать возможность установления значений метаданных по умолчанию и пр.

11. Должен быть в наличии интерфейс для подключения средств электронных подписей; обеспечивать поддержку проверки электронных подписей.

12. СЭД ФОИВ должна обеспечивать печать конвертов соответствующего формата для исходящих документов.

13. СЭД ФОИВ не должна быть напрямую подключена к сети Интернет. Подключение к Интернет возможно, но должно быть защищено.

14. Система должна поддерживать роли и группы пользователей для назначения прав доступа.