Начало

Часть II. Системы электронного документооборота

Использование системы электронного документооборота могло бы значительно снизить угрозы внешней среды для компании МСБ-сектора, обеспечив должную степень формализации. А, если система будет достаточно проста, чтобы быть понятой и принятой всеми сотрудниками компании, то формализация не нанесет ущерба существующему микроклимату компании.

Но опять, увы. Во-первых, цены на системы электронного документооборота подчас слишком высоки. А, во-вторых, эти системы, как правило, ориентированы на крупные и государственные организации и не учитывают специфики малого и среднего бизнеса. В небольших компаниях процессы, с одной стороны, проще, т.к. нет необходимости ряда дополнительных проверок и этапов, а с другой — намного сложнее. Сложность обусловлена большей гибкостью и нестандартностью, т.к. МСБ не всегда способен выстроить процессы неким «стандартным» образом, принятым в крупных компаниях. И в результате типовые решения не позволяют в полной мере получить предполагаемый от их внедрения эффект в компаниях малого и среднего бизнеса. А выполнять адаптацию таких решений с привлечением дорогостоящих программистов, — не просто дорого, но и недальновидно. Т.к. в будущем созданное подобным образом решение необходимо будет постоянно дорабатывать, т.е. компания фактически сядет на «иглу» производителя.

Можно отметить и тот факт, что большинство современных решений, представленных на рынке, позволяют в полной мере автоматизировать только классическое делопроизводство плюс заявки, договоры… Может быть, протоколы совещаний. И все. Все остальное, конечно, может быть реализовано, но уже ценой дополнительных, порой весьма недешевых усилий. А ведь у небольшой компании объем официальных документов, как правило, не настолько велик, чтобы получить существенную отдачу от его автоматизации.

И опять получается, что документирование своей деятельности — вещь, конечно, интересная, но на практике бесполезная… Вероятно, в этом и заключается причина того, что, не смотря на всю привлекательность документирования бизнес-процессов, на практике это документирование широкого применения не находит. Слишком много препятствий.

Ситуацию бы спас программный продукт, который:

1. Позволял бы адаптироваться под требования любой конкретной компании почти так же просто, как осуществляется создание новых типов документов в бумажном виде (набор атрибутов, форма, регламент). В идеале специалист предметной области должен при определении нового типа документа работать схожим образом с уже привычными ему способами (например, в офисном редакторе). И тогда в компании всегда были бы документы и регламенты, в полной мере отвечающие текущим требованиям компании, а не тем, что “напрограммировали” программисты.

2. Пользователи могли бы без подготовки работать с документами. Чтобы не было каких-либо особых правил и многотомных инструкций, которые требовалось бы изучить прежде, чем начать работать с документами. А система, в свою очередь, должна управлять этими документами в максимально возможно автоматическом режиме.

3. Обладал невысокой стоимостью, а в идеале был бы бесплатным.

Предположим, что такой продукт есть.

Что дальше?

Итак, руководитель небольшой компании пришел к выводу, что с целью повышения стабильности и повышения эффективности деятельности бизнеса, сокращения временных затрат и более оптимальной организации рабочего времени, повышения мобильности руководящего и рядового состава, обеспечения контроля и прозрачности ему необходимо автоматизировать свои бизнес-процессы неким универсальным способом. Способом, который бы позволил не разрабатывать под каждую задачу отдельную систему, а позволял при необходимости добавлять задачи в одну систему. И, конечно же, это добавление должно выполняться быстро и недорого.

Дальновидный руководитель также обеспокоен тем, что компания не анализирует свой опыт и не накапливает знаний. Бессистемное поведение компании на рынке, безусловно, в значительной степени снижает шансы компании на выживание и процветание. А без накопления знаний, к сожалению, изменить ситуацию практически невозможно. Конечно, в малом и среднем бизнесе очень важную роль играет предпринимательский дар основателей и руководителей бизнеса, но без долговременной памяти компании даже гений может быть бессилен.

Выбор современной системы электронного документооборота в данном случае является верным шагом. Ведь в результате компания может получить надежный и универсальный инструмент для автоматизации своих бизнес-процессов (каким бы сложными они ни были) посредством управления документами, которые создаются в этих процессах. Подчеркнем — не гарантированно получит, но может получить. А может и не получить.

Если на этом этапе сразу потребуются значительные инвестиции, это значительно повысит стоимость рисков, т.к. цена ошибка сразу возрастает. Наличие на рынке бесплатной СЭД (или с некоей очень небольшой стоимостью) снижает цену ошибки. Конечно, цена всегда будет — как минимум, это время на установку системы и попытки работы в ней. Но она будет минимальной, т.е. той ценой, заплатить которую сможет практически любая компания.

И еще момент. Не нужно забывать про известный сыр в мышеловке. Помимо цены, модель распространения СЭД или сама СЭД должна быть такой, чтобы заказчик в будущем не сел на «иглу» производителя. К примеру, принтеры вон ныне чуть ли не даром раздают, а вот цена картриджей к ним вполне сопоставима со стоимостью нового аппарата.

Ну и?

Осталось только найти такую систему. =)